Người làm văn phòng luôn dùng Word và Excel cho công việc hằng ngày. Rất nhiều trường hợp phải dùng đến hình ảnh minh họa. Vấn đề là tài liệu có chứa hình ảnh đều có dung lượng nặng hơn bình thường. Có thể bạn cảm thấy không quan trọng nhưng một khi số lượng tài liệu nhiều lên nó sẽ chiếm khá nhiều dung lượng ổ cứng.
Nhưng một vấn đề nghiêm trọng hơn là khi bạn cần gửi email đính kèm tài liệu này. Lúc này tài liệu có dung lượng lớn sẽ gây ra rất nhiều phiền toái. Thứ nhất nó làm chậm quá trình upload, thứ 2 là nó làm cho hộp thư của bạn và cả của người nhận bị đầy. Đó là điều mà người nhận rất không thích.
Nếu bạn gửi một file có ít dữ liệu nhưng nặng hàng chục Mb đến cho vài chục người thì đó là cả một sự lãng phí tài nguyên lưu trữ. Trong khi nếu xử lý hình ảnh trong đó, bạn có thể giảm xuống còn vài Mb, thậm chí còn vài trăm Kb.

Cách làm như sau, giống nhau cho cả Word và Excel:

Chọn hình ảnh > Menu Format > Compress Pictures.

Hiện ra hộp thoại Compress Pictures, có các tùy chọn như sau:

Phần Compression options:

• Mục Apply only to this picture: Chỉ áp dụng cho hình đang chọn. Bỏ dấu tích đi để áp dụng cho tất cả hình ảnh có trong tài liệu.
• Mục Delete cropped areas of pictures: Xóa các phần đã crop (cắt xén). Mặc định nếu bạn crop ảnh trong Word, phần bị cắt sẽ chỉ ẩn đi, nếu bạn mở lại vùng crop nó sẽ hiện ra lại. Nhưng nếu bạn tích vào tùy chọn này, các phần bị cắt sẽ bị xóa vĩnh viễn.

Phần Target output:

• Print (220 ppi): Chất lượng tốt cho in ấn hoặc để xem trên màn hình.
• Screen (150 ppi): Chất lượng vừa phải để hiển thị cho trang Web hoặc để trình chiếu.
• E-mail (96 ppi): Chất lượng thấp nhất, dùng cho trường hợp gửi email.
• Use document resolution: giữ nguyên chất lượng mặc định của hình ảnh.

Tùy theo nhu cầu mà bạn chọn một trong 3 chế độ trên để giảm dung lượng cho tài liệu. Tất nhiên tùy chọn chất lượng càng thấp thì dung lượng tài liệu sẽ càng giảm.

Nếu bạn chọn như hình minh họa trên thì dung lượng tài liệu sẽ nhỏ nhất.