Tùy chỉnh in ấn trong Excel, Header Footer, Print area, lặp lại tiêu đề…

 

Gần như 100% người làm văn phòng hiện nay đều sử dụng 2 công cụ cực kỳ cơ bản là Word và Excel. Có những người dùng Excel nhưng ít khi in ra nên thiếu kinh nghiệm trong việc tùy chỉnh trang in. Trong phạm vi bài này tôi sẽ hướng dẫn các bạn thiếu kinh nghiệm cách để in ra trang Excel một cách chuẩn và “có cảm tình” với người xem.
Đầu tiên để vào phần tùy chỉnh trang trước khi in, vào Menu Page Layout > Nhấp vào mũi tên xuống dưới góc phải để vào cửa sổ Page setup. Các tab tùy chỉnh như sau:
Lưu ý là ở đây mình chỉ trình bày các phần cực kỳ cơ bản, gần như bạn phải dùng đến khi in. Còn lại những phần nhỏ khác ít dùng mình không bàn nhé.

1Tab Page

Đây là định dạng cơ bản nhất cho trang in bao gồm:
Portrait: Trang ịn theo chiều dọc. Landscape: Trang in theo chiều ngang.
Scaling: Có 2 kiểu là Adjust to: chỉnh % cho trang để vừa với dữ liệu cần in; hoặc Fit to: là để chỉnh cho tất cả dữ liệu vào cùng một trang.

Mọi người thường ỷ lại vào scaling mà làm mất tính cân đối của trang in. Cho ví dụ đơn giản bạn đang có một trang dữ liệu, các cột thì quá rộng so với chữ. Trong khi bạn lại có nhiều cột nên chiều rộng sẽ không đủ cho trang. Do đó một số người sẽ chọn chỉnh % nhỏ lại để vừa với trang, trong khi đúng ra bạn phải chỉnh lại độ rộng cột để tất cả dữ liệu lọt vào một trang (tính theo chiều rộng) mà vẫn đảm bảo tỉ lệ 100% (chữ hoặc dữ liệu khác ko bị thu nhỏ).

– Paper size: Chọn cỡ giấy in, thông thường cho người dùng văn phòng là A4. Tuy nhiên, mặc định trong Excel để chế độ Letter. Mà letter thì rộng nhưng ngắn hơn A4. Do đó, để Letter trong khi giấy in của mình là A4 thì rất là mất cân đối.

Page setup - tab page

Page setup – Tùy chỉnh trang

2Tab Margin

Canh lề cho trang in gồm: Top: bên trên, Bottom: bên dưới, Left: bên trái, Right: bên phải, Header: Lề của phần đầu trang, Footer: Lề của phần chân trang.
Lưu ý là định dạng đúng thì: Header < Top, Footer < Bottom. Nếu bạn làm ngược lại ví dụ Footer > Bottom thì nội dung dữ liệu và phần chân trang (ví dụ số trang) sẽ bị chồng lên nhau không thể đọc được.
Phần Center on Page là canh giữa theo chiều Ngang (Horizontally) hoặc Dọc (Vertically)

Page setup - Tùy chỉnh lề trang

Page setup – Tùy chỉnh lề trang

3Tab Header/Footer

Dùng để điền thông tin cho phần đầu trang hoặc cuối trang. Phần này sẽ được lặp lại cho mọi trang trong sheet. Các thông tin trong phần này thường là Tiêu đề tài liệu, người lập, ngày tháng, số trang,…
Đối với tôi thì phần này để đánh số trang là chính ví dụ sheet có 5 trang thì hiển thị: 1/5, 2/5, 3/5,…

Page setup - Tùy chỉnh phần đầu và chân trang

Page setup – Tùy chỉnh phần đầu và chân trang

4Tab Sheet

Print area: Dùng để chọn phần cần in. Ví dụ bạn có một trang dữ liệu khá lớn mà chỉ muốn in một phần trong đó. Trường hợp khác là bạn cần nháp ngay trong trang Excel thì đây cũng là trường hợp cần dùng. Cách làm là chọn vào biểu tượng mũi tên ở phần Print area, quét phần cần in và Enter.

Phần Print titles: cũng rất quan trọng nhưng mình thấy khá nhiều người không biết hoặc không quan tâm.
Ví dụ khi bạn có một bảng tính gồm nhiều trang, và tất nhiên bảng nào thì cũng phải có các cột hoặc dòng có tiêu đề. Nếu bạn để tự nhiên thì ở các trang sau sẽ ko có phần tiêu đề này. Do đó, bạn phải vào phần này bao gồm Rows to repeat at top (Hàng cần lặp lại), Columns to repeat at left (Cột cần lặp lại) chọn hàng hoặc cột bạn muốn nó lặp lại ở các trang. Thường là phần tiêu đề của tài liệu hoặc tiêu đề của bảng phải được lặp lại.
Chú ý là nếu bạn đang ở phần xem trước (Print preview) thì các phần này sẽ bị mờ không tùy chỉnh được nhé.

Page setup - Tùy chỉnh vùng in, tiêu đề cần lặp lại

Page setup – Tùy chỉnh vùng in, tiêu đề cần lặp lại

Đến đây các bạn có thể hỏi là tại sao không đưa phần lặp lại vào phần đầu trang Header. Xin thưa với các bạn là 2 phần này khác nhau. Header dùng cho các tiêu đề, các nội dung độc lập. Còn Print titles để lặp lại các nội dung bị dính chung với nội dung khác ví dụ như phần tiêu đề của một bảng.

Xong tùy chỉnh ở Page setup là bạn đã hoàn thành 99% công việc chuẩn bị in rồi. Giờ bạn có thể chọn Print preview để xem trước đồng thời chọn máy in, trang cần in các thứ và in thôi.

Xem trước và tùy chỉnh trước khi in

Xem trước và tùy chỉnh trước khi in

Lưu ý:

Hình minh họa sử dụng Excel 2010. Các phiên bản từ 2007 trở đi cũng gần giống vậy. Các phiên bản từ 2003 về trước thì các bước không giống nhưng các chức năng tùy chỉnh là như nhau.

Cảm ơn các bạn đã xem.


Xem thêm:
loading...

Like nếu bạn thấy hay, và nhớ chia sẻ cho bạn bè
 
Bình luận với tài khoản Facebook:

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *