Hướng dẫn sử dụng AutoCorrect trong MS word và excel

 

Đối với những người hay đánh máy như phóng viên, viết blogger hoặc các sinh viên làm luận án tốt nghiệp thì việc đánh máy tốn khá nhiều thời gian. Microsoft word cũng có nhiều tính năng hỗ trợ đánh máy nhanh và chính xác hơn như copy/paste, kiểm tra chính tả, gõ tắt,… Trong đó chức năng gõ tắt Auto correct là một công cụ rất hữu ích cho việc đánh máy.

Như ta biết khi viết về một chủ đề nào đó sẽ có một số từ hoặc nhóm từ thường xuyên lặp lại. Do đó, để không phải gõ lại nhiều lần các từ đó, MS Word cho phép ta định nghĩa các từ, nhóm từ bằng các ký hiệu, ký tự ngắn gọn. Điều này giúp cho việc đánh máy trở nên nhanh hơn nhiều.

Để thiết lập Auto correct, từ cửa sổ Word ta vào Menu File > Options > Proofing > AutoCorrect Options… Một cửa sổ hiện ra và bạn bắt đầu định nghĩa các từ mình cần rút gọn.

Ví dụ tôi đang viết về luận án kinh tế và có từ “kinh tế thị trường” tôi rất hay sử dụng. Do đó tôi sẽ rút ngắn từ này bằng cách gán cho nó một từ viết tắt, chẳng hạn “kt”. Cụ thể là gõ vào ô Replace chữ “kt” > vào ô With từ “kinh tế thị trường” > nhấp Add.

Định nghĩa các từ viết tắt
Vậy là xong, từ bây giờ muốn gõ từ “kinh tế thị trường” bạn chỉ cần gõ kt.
Để đảm bảo chức năng hoạt động thì bạn phải đánh dấu chọn vào ô Replace text as you type.
Lựa chọn này nhằm để khi bạn tạm thời không sử dụng cách viết tắt này nữa, bạn có thể bỏ dấu chọn đi. Chẳng hạn khi bạn cần viết chữ “kt” thực sự.
Để xóa bỏ các định nghĩa này, chọn từ cần xóa bên dưới và nhấp Delete.
Đơn giản vậy thôi. Theo cách này bạn có thể tạo cho mình một danh sách các từ thường gõ bằng cách định nghĩa từ rút gọn cho chúng.

Tự động chỉnh sửa

Minh họa AutoCorrect với từ “kinh tế thị trường”

Trong cửa sổ trên còn có một số tùy chọn rất hữu ích như:

  • Show AutoCorrect Options buttons: Hiện nút tùy chọn AutoCorrect ngay dưới một từ khi bạn vừa gõ.
  • Correct TWo INitial CApitals: Tự động chỉnh sửa khi bạn gõ nhầm 2 ký tự viết hoa trong một từ, ví dụ nếu bạn gõ CHia sẻ thì nó sẽ tự động sửa thành Chia sẻ.
  • Capitalize first letter of sentences: Tự động viết hoa ký tự đầu câu.
  • Capitalize first letter of table cells: Tự động viết hoa ký tự đầu tiên của ô trong bảng.
  • Capitalize names of days: Tự động viết hoa ngày tháng.
  • Correct accidental usage of cAPS LOCK key: Tự chỉnh sửa lỗi khi bạn sử dụng phím CAPS LOCK. Ví dụ khi bạn đã nhấn phím CAPS LOCK mà gõ kiểu như cHIA SẺ thì nó sẽ tự sử thành Chia sẻ và tự tắt nút CAPS LOCK luôn.

Còn rất nhiều tùy chon khác nhau trong cửa sổ này, bạn có thể tự tìm hiểu thêm.

Bài viết minh họa trong MS word 2013, với các phiên bản khác trình tự vào cửa sổ AutoCorrect có thể khác chút nhưng cách làm thì giống nhau. Tương tự, trong Excel bạn cũng có thể sử dụng chức năng này.

Cảm ơn các bạn đã đọc. Tham gia thảo luận và chia sẻ thêm dưới bình luận nha.


Xem thêm:
loading...

Like nếu bạn thấy hay, và nhớ chia sẻ cho bạn bè
 
Bình luận với tài khoản Facebook:

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *